Een premium ticketplatform op Pretix, zonder de kosten van maatwerk

Een organisatie die jaarlijks meerdere exclusieve zakelijke evenementen organiseert, nodigde gasten uit via een grotendeels handmatig proces. Dat kostte veel tijd, gaf weinig grip op de kwaliteit van de gastdata en paste niet bij de premium ervaring die de relaties gewend zijn. Bestaande ticketplatformen boden de gewenste functionaliteit wel, maar tegen hoge maandelijkse licentiekosten. Dat wringt bij een organisatie die maar enkele evenementen per jaar organiseert.

Wat er nodig was

De belangrijkste wensen op een rij:

• gepersonaliseerde uitnodigingen met een unieke link per gast;
• RSVP-functionaliteit, inclusief een +1 of +2;
• automatisch verzamelen en actualiseren van contactgegevens;
• ondersteuning voor besloten evenementen op uitnodiging;
• geavanceerde seating voor grotere evenementen;
• volledige naleving van de Europese privacywetgeving (AVG/GDPR).

Onze aanpak

We begonnen niet met bouwen, maar met de requirements. Samen met de klant bepaalden we welke functionaliteit echt nodig was en welke processen efficiënter konden. Daarna onderzochten we, ondersteund door AI, verschillende Europese ticketplatformen en vergeleken ze op functionaliteit, stabiliteit, privacy en kosten.

Eén oplossing kwam duidelijk als beste naar voren: Pretix.

Pretix is een Duits ticketplatform dat volledig binnen Europa wordt gehost en standaard voldoet aan de AVG. Het ondersteunt uitnodigingen, seating-plannen, QR-scanning, meerdere tickettypes en zowel gratis als betaalde evenementen. Het prijsmodel is transparant: je betaalt alleen per uitgegeven ticket, zonder maandabonnement of servicecontract.

Technisch voldeed het platform vrijwel volledig aan de wensen.

De uitdaging zat in de gebruikerservaring

De standaardinterface van Pretix sloot niet aan bij de premium uitstraling die de klant wilde neerzetten. Bij exclusieve evenementen begint de beleving bij de uitnodiging, en de standaard ticketshop bood die ervaring niet. Veel organisaties kiezen op dit punt alsnog voor een volledig maatwerksysteem, met de bijbehorende kosten.

Het beste van twee werelden

Pretix heeft een uitgebreide API waarmee vrijwel alle functionaliteit beschikbaar is voor externe applicaties. In plaats van een compleet nieuw ticketsysteem bouwden we daarom een volledig eigen frontend bovenop Pretix: React-componenten op basis van de ontwerpen uit Figma, ontwikkeld met AI-ondersteuning, in ongeveer anderhalve week.

De gast ziet een volledig branded omgeving. Alle ticketlogica, registratie, validatie en administratie handelt Pretix op de achtergrond af.

Wil je ook een eigen ticketomgeving op een bewezen platform, zonder terugkerende licentiekosten? Neem contact op, we denken vrijblijvend mee.

De implementatie

In twee weken stond de complete oplossing:

• de volledige inrichting van Pretix, met evenementen en tickettypes;
• gepersonaliseerde uitnodigingen met unieke registratielinks;
• RSVP-processen inclusief plus-one en plus-two;
• automatische verzameling en actualisatie van contactgegevens;
• een maatwerk ticketportal in React, gekoppeld via de Pretix API;
• documentatie waarmee de klant zelfstandig nieuwe evenementen aanmaakt.

De frontend draait op Vercel en vraagt nauwelijks onderhoud. Inchecken op locatie gebeurt met de gratis Pretix scan-app: locatiepersoneel installeert die op de eigen telefoon, zonder extra hardware of licenties.

Wat levert het op?

Een maand na oplevering draaide het eerste evenement volledig op het platform: 50 gasten, van uitnodiging tot check-in.

Resultaat	Impact
Live in twee weken	Van requirements tot werkend platform, inclusief eigen ticketportal in React.
Eerste evenement na een maand	50 gasten uitgenodigd, geregistreerd en ingecheckt via het platform.
Direct inzicht in de opkomst	RSVP-respons, show/no-show en actuele contactgegevens per gast in één overzicht.
Ongeveer 10x kostenefficiënter	Zelf beheerd, geen maandabonnement of servicecontract; alleen kosten per uitgegeven ticket.
Gratis check-in op locatie	De Pretix scan-app draait op de telefoons van het locatiepersoneel.

Alle gastdata staat binnen een Europees, AVG-compliant platform. En omdat we bestaande technologie combineerden met maatwerk op precies de juiste plek, was er geen kostbaar maatwerksysteem nodig. Dat is waar RapidLeap het verschil maakt: de juiste technologie selecteren, slim combineren en maatwerk toevoegen waar het de meeste waarde oplevert.

Ook een ticketshop zonder maandelijkse kosten?

Organiseer je zakelijke of besloten evenementen en wil je af van dure licenties of handmatig gastenbeheer? Neem vrijblijvend contact op, of lees eerst Pretix: het ticketsysteem voor evenementen zonder maandelijkse kosten en Tickets verkopen voor je zakelijke evenement: welke software past?.